Ob Policen, Vertragsänderungen oder Kontoauszüge – tagtäglich versenden Banken und Versicherungen tausende Dokumente per Post. Doch dieser analoge Prozess ist nicht nur zeit- und kostenintensiv, sondern entspricht auch längst nicht mehr den Erwartungen digital affiner Kundinnen und Kunden. In einer Branche, in der Vertrauen und Effizienz entscheidend sind, wird der Wechsel vom Brief zur E-Mail zu einem zentralen Hebel für bessere Customer Experience, schnellere Prozesse und erhebliche Einsparpotenziale. In unserem Blogbeitrag zeigen wir, warum Digitalisierung im Postversand unerlässlich ist und wie Deutschlands größter Familienversicherer ARAG den Postversand konsequent digitalisiert und damit beeindruckende Ergebnisse erzielt.
Warum Digitalisierung im Postversand jetzt Priorität hat
Die zunehmenden Kundenanforderungen nach Schnelligkeit und Transparenz, steigende Portokosten und strengere Datenschutzbestimmungen machen eine Digitalisierung des klassischen Postversands zur strategischen Notwendigkeit. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass der physische Briefversand nicht nur teuer, sondern auch langsam und schwer skalierbar ist. Hinzu kommt, dass moderne Kunden erwarten, in Echtzeit über digitale Kanäle kommunizieren zu können – insbesondere bei wichtigen Dokumenten wie Verträgen, Rechnungen oder Leistungsnachweisen.
Studien bestätigen diesen Wandel:
- Laut einer Bitkom-Studie 2024 wünschen sich 78 % der Verbraucher eine vollständig digitale Kommunikation mit Unternehmen – insbesondere bei Transaktionsdokumenten wie Verträgen oder Schadensmeldungen.
- Eine IDG-Studie 2025 zeigt, dass Unternehmen, die Dokumentenprozesse digitalisieren, bis zu 45 % der Prozesskosten einsparen und gleichzeitig die Bearbeitungsdauer um durchschnittlich 30 % reduzieren.
Der Druck auf Unternehmen steigt also nicht nur aus Effizienzgründen, sondern auch aus wettbewerbsstrategischer Perspektive. Wer seine Customer Journey heute nicht digital und relevant gestaltet, verliert mittelfristig an Relevanz – sowohl bei den Kunden als auch im Marktvergleich.
E-Mail statt Papier: Der neue Standard für Transaktionskommunikation
Dank der Digitalisierung des Postversandes gelingt es, hochpersonalisierte Inhalte effizient zu erstellen und sicher zu versenden – DSGVO-konform und flexibel erweiterbar.
Die Vorteile im Überblick:
- Kosteneffizienz: Einsparung bei Porto, Druck und Papier
- Prozessautomatisierung: Reibungsloser Workflow von Dokumentenerstellung bis Versand
- Datensicherheit: Whitelisting, Bounce-Management & Verschlüsselung
- Kundenzufriedenheit: Schnelle, digitale Reaktionszeiten
Die Erfolgsgeschichte: ARAG
Die ARAG versendet täglich große Mengen transaktionaler Dokumente – von Policen bis hin zu Leistungsabrechnungen. Diesen Versand hat die ARAG digitalisiert, mit dem Ziel die Kommunikationsqualität zu steigern, Kundenbedürfnisse besser zu erfüllen, Porto- und Materialkosten zu senken und Nachhaltigkeit zu fördern.
Die Ergebnisse sprechen für sich
- 99 % Zustellrate bei E-Mails – durch CSA-zertifizierte Server, TLS-Verschlüsselung und Whitelisting
- 80 % Öffnungsrate bei Transaktionsmails
- Signifikante Kostensenkung durch Wegfall von Papier, Porto & Logistik
- Schnellere Reaktionen auf Kundenanfragen – z. B. bei Schadensmeldungen
- Unabhängige Template-Verwaltung durch das Marketingteam via Drag & Drop Editor
Fazit: Digitalisierung ist kein Nice-to-have – sondern ein Must-have
Die Digitalisierung des Postversands ist ein konkreter Hebel zur Kostenreduktion, Effizienzsteigerung und Optimierung der Customer Experience. Unternehmen wie ARAG zeigen, wie sich selbst komplexe Prozesse im Dokumentenversand schnell, sicher und messbar digitalisieren lassen – ohne Abstriche bei Qualität, Compliance oder Individualität.
Die Integration moderner Marketing- und Kommunikationsplattformen bietet nicht nur technologische Vorteile, sondern eröffnet auch neue Spielräume für Innovation, Personalisierung und strategische Weiterentwicklung der Kundenbeziehung. Gerade für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen ist das ein entscheidender Erfolgsfaktor, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Wer heute digital versendet, kommuniziert nicht nur schneller – sondern auch smarter.
Case Study: ARAG
Darum sollten Sie unsere Case Study lesen:
- Erleben, wie ARAG Porto- und Materialkosten signifikant reduziert – durch digitale Zustellung statt klassischem Briefversand.
- Verstehen, wie 99 % Zustellbarkeit und 80 % Öffnungsraten erreicht werden – durch Whitelisting, TLS-Verschlüsselung und CSA-zertifizierte Server.
- Erfahren, wie Kunden durch direkte E-Mail-Bestätigung z. B. bei Schadensmeldungen schneller informiert – und zufriedener – sind.
Um die Case Study herunterzuladen, füllen Sie einfach das Formular aus.